İŞ ETİĞİ KURALLARINI DESTEKLEYEN POLİTİKALAR

A. Çıkar ÇatışmasıPolitikası
MEKPAR çalışanlarının çıkar çatışması yaratabilecek durumlardan uzak durması esastır.
Şirket kaynaklarının, adının, kimliğinin ve gücünün kişisel fayda için kullanılmaması, kurumun
ismini ve imajını olumsuz etkileyecek durumlardan kaçınılması tüm çalışanların en önemli
sorumluluklarındandır. Aşağıdaki uygulama esasları, Şirket çalışanlarının görevlerini yerine
getirirken veya iş ilişkilerinden dolayı özel hayatlarında karşılaşabilecekleri çıkar çatışması
durumlarını ve bu durumlarda uygulanması gereken ilkeleri belirlemektedir.
Uygulama Esasları
1. Çıkar ÇatışmasıYaratabilecekFaaliyetler
Tüm Şirket çalışanlarının, aşağıda çıkar çatışması yaratabilecek faaliyetler olarak maddelenmiş
olan durumlara ve belirtilen ilkelere tam olarak uyması gerekmektedir. Şirketler, çalışanlarını bu
ilkelere uyuma özendirmek amacı ile gereken çalışmaları yapar.
1.1. Görevi KötüyeKullanma
Çalışanların yetkilerini, kendi ve/veya yakınları menfaatine ve kendisinden beklenilen özen
dışında kullanarak Şirketlere zarar vermesi kabul edilemez.
Çalışanlar Şirketin satın alma ve satış faaliyetleri ile taraf olduğu tüm işlemler ve sözleşmelerden
doğrudan ya da dolaylı olarak kişisel kazanç elde edemez.
Çalışanlar ahlaka, kanuna ve Şirket disiplinine aykırı fiil ve davranışlarda bulunamaz.
1.2. Kaynakların Kullanımı
Şirket adına yapılacak kaynak kullanımlarında, Şirket çıkarları dikkate alınır. Şirket çıkarı
olmaksızınherneisimaltındaveher kimadınaveyararınaolursaolsunŞirketvarlıkları,olanakları
ve personeli Şirket dışında kullanılamaz. "Her konuda tasarruf" ilkesi tüm personel tarafından
uygulanır.
Kaynakların Şirket menfaatine doğru kullanımı, zamanın doğru kullanımını da gerektirir. İş
saatleri içindeŞirket çalışanları, zamanı iyi kullanır, iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaz.
Yöneticiler çalışanları şahsi işleri için görevlendiremez.
Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi esastır. Çalışanların zorunlu ziyaretçiler
için görüşmelerin ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul
bir sürede tamamlamalarıgerekmektedir.
1.3. Şirketi Temsil
Şirketi temsilen her türlü dernek, işveren sendikası ve benzeri sivil toplum kuruluşlarında, yerine
getirilen görev gereği tahakkuk edecek her türlü ücret, ilgili kuruma ya da ilgili kurumun
göstereceği kanallara hibeedilir.
3. kişiler tarafından Şirket çalışanına seminer konuşmacı ücreti veya benzer bir hizmet
karşılığında yapılan ödemeler de benzer şekilde ilgili kuruma ya da kurumun yönlendireceği
kanallara hibe edilir. Bu kişiler para dışında günün anısı olarak verilen ve sembolik değeri olan
ödül vb. hediyeler alabilirler.
Şirket üst yönetimi onayıyla kabul edilebilir. Her halükarda hediye değişimi yerel kültüre uygun
şekilde yapılmalıdır.
B. Hediye KabulEtme veVermePolitikası
MEKPAR ve çalışanlarının tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye ya da
menfaat kabul etmemesi, 3. kişi ve kuruluşlara bu tarz etkiler yaratabilecek hediye ve menfaat
sağlama yönünde girişimde bulunmaması esastır. Aşağıda tanımlanan uygulama esasları, Şirket
çalışanlarının iş ilişkisi içerisinde bulundukları 3. kişi ve kuruluşlarla olabilecek hediye alış-verişlerini
düzenlemekte ve bu konuda uygulanacak ilkeleri belirlemektedir.
Uygulama Esasları
1. Şirket çalışanlarının, görev yaparken tarafsızlıklarını, performanslarını, karar almalarını
etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan her türlü menfaat
ve hediyeyi almasıyasaktır.
2. Şirket çalışanları;
• Kurum iş hedefleri ileuyumlu,
• Yürürlükteki mevzuata uygun,
• Hediyenin kamuoyu tarafından öğrenilmesinin şirketi zor durumda bırakmayacak
olması koşullarıile 3. maddede çerçevesi çizilmişhediyelerialabilir ve/veya verebilir ya da özel bir
uygulamaya tabi tutulmayı kabul edebilirler.
3. 2. maddede belirtilen koşullara uygun olmak şartıyla;
• Şirket çalışanları, Yetkiler Tablosu'ndaki esaslara uymak koşulu ile iş dünyasında kabul
edilebilir standartlarda eğlence, ikram ve yemek verebilirler ve alabilirler.
• Şirketitemsilenkatılınanseminervebenzeriorganizasyonlardaparadışındagününanısı
olarak ve sembolik değeri olan ödül, şilt vb. hediyeler alınabilir.
4. Yukarıda belirtilen durumlar ve para dışındaki diğer hediyeler, menfaatler, tatiller, indirimler v.b.
2. maddede sayılan koşullara uygun olmak şartıyla her takvim yılı ve hediyeyi verenkişi/kurum
ayrı olmak üzere alınan hediyelerin toplam değeri 250 TL'den daha az ise onay gerekmez.
5. Zımnen veya açıkça bir karşılığa bağlanan hediye veya menfaatlerin alınması yasaktır.
6. Rüşvet ve/veya komisyon almak, vermek veya teklif etmek hiçbir şart altında kabul edilemez.
7. Şirket çalışanlarının alt işverenlerden, tedarikçilerden, danışmanlardan, rakiplerden veya
müşterilerden karşılıksız veya ödünç niteliğinde para kabul etmesi, seyahat giderlerini, etkinlik
harcamalarını ve benzeri ödemeleri karşılatması yasaktır.
8. Şirket tarafından müşteri, bayi ve iş ilişkisinde bulunulan diğer 3.kişilere verilecek hediye ve
promosyon malzemelerinin neler olabileceği Şirket üst yönetimi tarafından onaylanır.
Onaylanan hediye ve promosyon malzemelerinin dağıtımı için, ayrıca izin almaya gerek yoktur.
9. 2. maddede sayılan koşullar ile uyumlu olmak şartıyla, Şirket uygun ürünleri ve hizmetleri
hediye olarak kabul edebilir ve Şirket üst yönetiminin bilgisi ve onayı dahilinde, alıcının kültürüne
ve etik değerlere uygun ürün veya hizmetler hediye olarak verilebilir.
10. Yerel kültür değerlerinin şirket politikasında belirlenen değerlerin üzerinde karşılıklı hediye
vermeyi gerektirdiği istisnai durumlarda, bu hediyeler sadece Şirket adına ve Şirket üst yönetimi
onayıyla kabul edilebilir. Her halükarda hediye değişimi yerel kültüre uygun şekilde yapılmalıdır.
C. Gizli Bilgilerin KorunmasıPolitikası
MEKPAR ’ın vizyonunu gerçekleştirme yolunda kullanacağı en önemli varlıklarından biridir. Bu
doğrultuda, bilginin etkin kullanımı, doğru şekilde paylaşımı ve bu süreçte bilginin gizliliğinin,
bütünlüğünün ve erişebilirliğinin sağlanması tüm şirketlerimizin ve çalışanların ortak
sorumluluğudur.Şirketlerimizde bilginin yönetimi ve gizliliğine yönelik kurulan yönetim sistemleri
ve uygulanan süreçlerin birbirleri ile uyum içerisinde olması Topluluğun en üst düzeyde fayda
elde etmesi için önemlidir. Konu ile ilgili uygulamaların detayları MEKPAR Bilgi Güvenliği
Politikası ve ilgili dokümanlarda yer almaktadır. Aşağıdaki uygulama esasları; Şirketler için gizli
bilgileri tanımlamakta ve çalışanların gizli bilgilere ilişkin uyması gereken ilkeleri
düzenlemektedir.
Uygulama Esasları
Gizli Bilgi bunlarla sınırlı kalmamak şartıyla, Şirketlere ait marka vb. fikri haklar, her türlüyenilik
dahil personelin yazdığı, bulduğu, geliştirdiği, yaptığı veya uygulamaya döktüğüveri tabanı,basılı
iletişim malzemeleri, süreçler, reklam, ürün ambalajı ve etiketler ile planlar (pazarlama, ürün,
teknik), iş stratejileri, stratejik ortaklıklar ve ortaklara ilişkin bilgiler, mali bilgiler, personel bilgileri,
müşteri listeleri, ürün tasarımları, know-how, şartnameler, potansiyel ve gerçek müşterilerin
kimliği, tedarikçilere ilişkin bilgiler vb. her türlü yazılı, grafik veya makinede okunabilir bilgiyi
kapsamaktadır.
Gizli bilgilere ilişkin uyulması gereken esaslar aşağıda maddelenmiştir:
1. Bu bilgiler, Resmi Makamlar ve Mevzuat gereğince ifşası zorunlu olmadıkça üçüncü kişilere
açıklanamaz.
2. Bu bilgiler, değiştirilemez, kopyalanamaz ve tahrip edilemez. Bilgilerin dikkatli tutulması,
saklanması ve açığa çıkmaması için gerekli önlemler alınır. Bilgiler üzerindeki değişiklikler,
tarihçesi ile birlikte kayıt altına alınır.
3. Gizli dosyalar kurum dışına çıkarılamaz. Kurum dışına çıkarılması gereken gizli bilgiler için
bilginin sorumlusu veya üst yönetimin onayı alınmalıdır.
4. Şirket bilgilerine erişim için kullanılan şifreler, kullanıcı kodları ve benzeri tanımlayıcı bilgiler
gizli tutulur, yetkili kullanıcılar dışında kimseye açıklanmaz.
5. Şirket gizli bilgileri yemek salonları, kafeterya, asansör, servis arabaları ve benzeri umumi
yerlerde konuşulmaz.
6. Gizli bilgiler gizlilik derecelerine göre klasifiye edilir, bu bilginin içeriğinde açıkça belirtilir. Şirket
personeli, görevi gereği elde ettiği bilgilerin gizlilik derecelerini bilir ve bu gizliliğe uygun davranır.
Gizlilik derecesi açısından bir tereddüt yaşandığında bir üst gizlilik sınıfına göre davranılır ve
gerektiğinde ilgili yöneticinin görüşü alınır.
7. Üçüncü kişi ve/veya kuruluşlarla, Şirket menfaati gereği bilgi paylaşılması söz konusu olursa,
bu kişi ve kuruluşların paylaşılan bilgilerin güvenliği ve korunması ile ilgili sorumluluklarının
anlaşılmasını garanti etmek amacıyla öncelikle bilgi paylaşımına yönelik olarak gizlilik anlaşması
imzalanır veya karşı taraftan yazılı gizlilik taahhüdü alınır.
8. Kişi veya kurumlarla ilgili asılsız beyan ve/veya dedikodu yapılamaz.
9. Şirket politikasını yansıtan ve kişiye özel olan personele ait ücret, yan fayda ve benzeri özlük
bilgileri gizlidir ve yetkililer dışında kimseye açıklanamaz. Personele ait bilgiler, kişiye özel olarak
gönderilir. Personelin bu bilgileri başkalarına açıklaması veya bilgilerin açıklanması için diğer
çalışanlara baskıda bulunulması kesinlikle yasaktır.
D. Adil Çalışma Ortamının Oluşturulması ve Sürdürülmesi Politikası
MEKPAR, çalışanlar için adil bir çalışma ortamının oluşturulmasını ve sürdürülmesini en önemli
önceliklerinden biri olarak kabul etmektedir. İlgili tüm yasa ve düzenlemelerle uyumlu, adil,
çalışanasaygılı,sağlıklıvegüvenlibirçalışmaortamınınoluşturulmasıileçalışanlarınbaşarısının,
gelişiminin ve bağlılığının artırılması hedeflenmektedir. Aşağıdaki uygulama esasları, Şirketlerde
adil bir çalışma ortamının oluşturulması ve sürdürülmesine ilişkin temel ilkeleri belirlemektedir.
Uygulama Esasları
1. Şirket uygulamaları istihdam ve çalışma hayatı ile ilgili olarak yürürlükteki tüm ilgili yasa ve
düzenlemelere uyumludur. Şirket çalışanları da kendi faaliyetleri kapsamında tüm yasal
gereklilikleri yerine getirir ve yasal düzenlemelere uygun davranır.
2. MEKPAR insan kaynakları politika ve uygulamaları; işe alma, terfi-transfer-rotasyon,
ücretlendirme, ödüllendirme, sosyal haklar vb. diğer tüm uygulamaların adil olmasını sağlar.
3. Kurumiçindeçalışanlararasındadil,ırk,renk,cinsiyet,siyasidüşünce,inanç,din,mezhep,yaş,
fiziksel engel ve benzeri nedenler ile ayrımcılık yapılması kabul edilemez.
4. Şirkette işbirliğini destekleyici, pozitif ve uyumlu bir çalışma ortamı yaratılıp çatışma ortamları
önlenerek farklı inanç, düşünce ve görüşe sahip kişilerin uyumlu bir şekilde çalışmaları sağlanır.
5. Çalışanların özel hayatına ve kişisel alanlarına saygı gösterilir.
• Kişiler arasındaki haberleşmeler taraf olmayan kişiler tarafından ihlal edilemez.
• Hukuka uygun olarak kaydedilmiş olsa dahi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak
başkalarına verilmesi/yayılması/ele geçirilmesiyasaktır.
• İşyerlerinde iş ilişkisinin doğasından kaynaklanan ve devamında gerekli olabilecek
personel özlük bilgileri amaçları dışında kullanılmaz ve kişilerin rızası olmadan 3. şahıslarla
paylaşılmaz.
• Tüm çalışanların özel ve aile hayatına saygı gösterilir.
6. Çalışanların her türlü dokunulmazlıklarının yanında fiziksel, cinsel ve duygusal
dokunulmazlıkları dagözetilir.
• Çalışanların, işyerinde veya iş sebebiyle bulundukları herhangi bir yerde, fiziksel, cinsel
ve/veya duygusal taciz yoluyla herhangi bir şekilde dokunulmazlıklarının ihlal edilmesi hukuka ve
etik kurallara aykırıdır ve bu suça Şirket tarafından hiçbir şekilde tolerans gösterilmemektedir.Bu
uygulamadaki amaç çalışanların fiziksel, cinsel ve duygusal dokunulmazlıklarının korunduğu bir
iş ortamında çalışmalarınısağlamaktır.
• Bir kimsenin vücut dokunulmazlığının cinsel davranışlarla ihlal edilmesi ve/veya bir
kimsenin fiziksel temas olmaksızın cinsel amaçlı olarak taciz edilmesi, cinsel taciz olarak
tanımlanmaktadır. Buna göre; bu tanım dahilinde değerlendirilebilecek herhangi bir davranışın
sergilenmesi yasaktır.
• Ayrıca, herhangi bir taciz hakkında şikayet ve bildirimde bulunan veya soruşturma
esnasında yardımcı olan kişilere karşı olumsuz hal ve davranışlarda bulunanlara da aynı şekilde
tolerans gösterilmemektedir.
7. Hiçbir çalışan farklı cinsiyet, din, dil, ırk nedeniyle ayrıcalıklı uygulama talep edemez, kimseye
ayrıcalık gösteremez ve özel bir uygulamaya tabi tutulamaz. Cinsiyet, din, dil, ırk gibi
farklılıklardan faydalanılarak taviz alma veya verme kabul edilemez.
8. İşyeri fiziksel çalışma ortamı ve şartlarının tüm çalışanlariçin sağlıklı ve güvenli olması sağlanır.
E. ÇalışanlarınSorumlulukları
MEKPAR ve ilgili politika ve prosedürler, nasıl davranmamız ve işimizi nasıl yapmamız gerektiği
konusundaki etik kuralları detaylı olarak belirlemiştir. Bu kurallara uyum tüm çalışanların asli
sorumluluğudur. Bu doğrultuda tüm MEKPARçalışanlarının;
• Her koşulda yasa ve düzenlemelere uygun hareket etme,
• MEKPAR İş Etiği Kuralları'nı okuma, içinde yer alan kural, ilke ve değerleri bilme,
anlama, içselleştirme ve bunlara uygun hareket etme,
• Şirket için geçerli olan genel ve işleri ile ilgili spesifik politika ve prosedürleri öğrenme,
• Kendisi veya başkaları ile ilgili potansiyel ihlaller konusunda yöneticisine ve insan
kaynaklarına danışma,
• Kendisinin veya başkalarının olası ihlallerini ivedilikle rapor etme; bu konularla
bildirimlerini isimli veya isimsiz olarak yöneticisine, insan kaynaklarına ve/veya Etik Kurul'a yazılı
veya sözlü olarakiletme,
• Kurallar doğrultusunda hareket edilmesinde ve sorunların çözümünde yardımcıolması
amacıyla tanımlanan "EtikAçıdanKararVerilirken İzlenecekYol ve Yöntemler"i izleme,
• Etik soruşturmalarda Etik Kurul ile işbirliği içinde bulunma, soruşturma ile ilgili bilgileri
gizli tutma sorumluluğu bulunmaktadır.
F.YöneticilerinSorumlulukları
MEKPAR yöneticilerinin, ETİK çerçevesinde çalışanlar için tanımlanmış olan sorumlulukların
ötesinde ek sorumlulukları da bulunmaktadır. Buna göre, yöneticiler;
• Etik kuralları destekleyen bir şirket kültürünün ve çalışma ortamının oluşturulmasını ve
sürdürülmesini sağlamaktan,
• Etik kuralların uygulanmasına davranışlarıyla örnek olmaktan, çalışanlarını etik kurallar
konusunda eğitmekten,
• Etik kurallarla ilgili soru, şikayet ve bildirimlerini iletmeleri konusunda çalışanlarını
desteklemekten,
• Kendisine danışıldığında yapılması gerekenler konusunda yol göstermek, iletilen tüm
bildirimleri dikkate almak ve gerekli gördüğünde Etik Kurul'a en kısa sürede iletmekten,
• Sorumluluğundaki iş süreçlerinin etik konularla ilgili riskleri en aza indirecek şekilde
yapılandırılmasını sağlamaktan ve etik kurallara uyumu sağlamak üzere gerekli yöntem ve
yaklaşımları uygulamaktansorumludur.
G. Etik Kurallara Uyumsuzlukların Çözümlenmesi
İş Etiği Kuralları'nı veya Şirket politikalarını ve prosedürlerini ihlal edenler gerekirse işten
ayrılmalarının istenmesi derecesine varabilecek çeşitli disiplin yaptırımlarına tabi olacaklardır.
Disiplin yaptırımları, uygunsuz davranışları ve kuralları bozmaya neden olan fiilleri onaylayan,
yönlendiren veya bu konularda bilgi sahibi olup gerekli bildirimi uygun şekilde yapmayan kişilere
de uygulanaktır.
1. Etik Kurul
Etik Kurul, MEKPAR İş Etiği Kuralları kapsamında etik kuralların ihlal edildiğine dair şikayet ve
bildirimleri soruşturmak ve çözümlemek ile sorumludur. Etik Kurul, Genel Müdür, Üst Düzey
Yöneticilerden oluşur.
2. Etik Kurul Çalışma İlkeleri
Etik Kurul çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:
• Bildirim ve şikayetler ile, bildirim veya şikayette bulunanların kimliğini gizli tutar.
• Soruşturmayı mümkün olduğu kadar gizli kurallar içinde yürütür.
• Soruşturma ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep
yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece soruşturma konusu ile sınırlı olarak
inceleyebilir.
• Soruşturma süreci baştan itibaren yazılı tutanağa bağlanır. Bilgi delil ve belgeler
tutanağa eklenir.
• Tutanak kurul yönetimi tarafından imzalanır.
• Soruşturma ivedi yöntemle ele alınır ve sonuca mümkün olan en seri şekilde ulaşılır.
• Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
• Sonuç hakkında ilgili bölümler ve mercilere bilgi verilir.
• Kurulun başkanı ve üyeleri bu konu hakkındaki görevlerini yerine getirirken bağlı
oldukları bölüm yöneticileri ve organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve
etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
• Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturma esnasında
gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.